Uudet toimintatavat yllättivät positiivisesti

Muokkasimme Asuntosäätiössä etätyövälineet kuntoon jo viime vuoden puolella osana isompaa toimintakulttuurin muutosta. Uudistimme toiminnanohjausjärjestelmän sekä otimme käyttöön pilvipohjaiset työ- ja viestintävälineet. Taustalla oli strateginen valinta siirtyä ajasta ja paikasta riippumattoman työn tekemiseen.

Näin jälkeenpäin täytyy todeta, että ajoitus ei olisi voinut olla parempi. Kun koronaepidemia pakotti kaikki etätöihin, meillä oli toimintamalli jo valmiina. Pystyimme reagoimaan tilanteeseen nopeasti ja muokkaamaan toimintamme vallitseviin olosuhteisiin.

Todennäköisesti henkilöstömme sisäisti uuden toimintamallin koronan vuoksi nopeammin kuin muuten olisi tapahtunut. Kuten kaikissa suurissa muutoksissa, meilläkin osa henkilöstöstä koki uudet tavat aluksi vieraiksi. Kaikki ovat kuitenkin muuttaneet suhtautumistaan, kun etätyön edut ovat konkretisoituneet.

Tekemämme henkilöstökyselyn perusteella työntekijät ovat kokeneet, että etätyö on lisännyt kokonaisvaltaista hyvinvointia, tuonut työrauhaa ja tehokkuutta. Etätyö on myös luonut korona-aikaan turvallisuuden tunnetta, kun on ollut mahdollisuus suojautua virukselta. Monissa vastauksissa kiiteltiin erikseen myös toimivia työvälineitä.

Samansuuntaisia huomioita olen itsekin tehnyt ja siksi muuttanut ajattelutapaani etätyötä kohtaan. En suinkaan ole suhtautunut siihen kielteisesti, mutta jostain syystä olen tehnyt aina töitä pääsääntöisesti toimistolla. Tämän kevään kokemusten myötä tulen varmasti tekemään jatkossa etätyötä enemmän.

Mielenkiintoista on muun muassa se, että etätyö on Teams- ja puhelinpalavereiden myötä lisännyt yhteyttä henkilöstöön. Vaikka olen kokenut yhteydenpidon riittäväksi jo aiemmin, koen nyt olevani syvemmin tilanteiden tasalla. Kaiken kaikkiaan uskon, että korona-aika ja etätyön tekeminen on korostanut nimenomaan tiiviin yhteispelin merkitystä henkilöstön keskuudessa.

Kaikesta huolimatta, vaikka rutiinit ja projektit sujuvat hyvin myös etätyötä tehden, niin toimistolla tehdyllä työllä on jatkossakin tärkeä merkitys. Kasvokkain tapaamisissa ja käytäväkeskusteluissa jaetaan kokemuksia ja hiljaista tietoa sekä innovoidaan tavalla, jota verkkopalavereissa ei helposti tapahdu. Etätyökokemus on korostanut kasvokkain tapahtuvan sosiaalisuuden ja yhteisöllisyyden merkitystä myös työelämässä.

Etätyön edistämisen lisäksi uuteen toimintakulttuuriimme kuuluu täysin uudistetut, vuorovaikutukseen ja innovatiivisuuteen kannustavat toimitilat. Monen mielestä ehkä isoin muutos on, että jatkossa meillä kenelläkään ei ole omaa vakituista työpistettä.

Myös Pasilan toimistomme työntekijät siirtyvät uusiin tiloihimme elokuussa. Jouduimme koronan takia siirtämään kesäkuulle alun perin suunniteltua muuttoa. Tapiolan toimiston henkilöstö pääsi ennen koronatilannetta jo harjoittelemaan uudenlaista tapaa työskennellä vapaavalintaisissa työpisteissä.

Itselleni oli yllätys, etten enää välttämättä edes haluaisi omaa huonetta. On mukavaa nähdä ihmisten hyörinää ja paikan valinta joka päivä, ja ikään kuin pakottaa aivot pois urautuneilta poluilta. Pidän myös siitä, että nyt olen luontevammin tekemisissä jatkuvasti työntekijöiden kanssa.

Sen opin heti alussa, että erityisesti toimitusjohtajan ei pidä valita aina samoja paikkoja, ettei henkilöstö ala pitämään noita tiettyjä työpisteitä minulle merkittyinä ja näin välttämään niitä.

Olemme mitoittaneet uudet tilat siten, että sadalle henkilölle on varattu 70 työpistettä. Sen lisäksi toimistolla on muita työskentelytiloja pienemmille ja isommille palavereille sekä hiljaiseen työskentelyyn.

Koska etätyö on nyt otettu tehokkaaseen käyttöön ja ihan varmasti pysyvästi, voi olla, että mitoitimme tilat liian suurelle määrälle työntekijöitä. Se olisi kuitenkin pelkästään positiivinen ongelma, sillä se kertoo siitä, kuinka nopeasti työntekijämme ovat sitoutuneet uudenlaiseen toimintakulttuuriin. Tilaahan voi aina muuttaa uuteen käyttötarkoitukseen uusien tarpeiden mukaan.

Korona-aika on ollut lähtökohtaisesti epämiellyttävä kokemus kaikille ja koko yhteiskunnalle. Siitä huolimatta dramaattisessa muutoksessa voi olla myös siemen positiiviseen kehitykseen. Näin onneksemme vaikuttaa käyneen meidän työskentelykulttuurin muutoksen tapauksessa, kun etätyön vaade pakotti meidät kaikki ottamaan uudet tavat ja työkalut käyttöön nopeasti.

Ainakin henkilökohtaisesti voin todeta, että uusi tapamme toimia on positiivinen kokemus ja se on toiminut juuri siten kuin tavoittelimme muutosta suunnitellessamme. Uskoisin, että modernit työtavat ja -tilat houkuttelevat myös uusia osaajia paremmin palvelukseemme tekemään työtä tärkeän asian eteen.